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計畫管考

為使本計畫之服務品質能符合機關需求並提高整體執行成效,計畫辦公室執行時將依各階段作業進行考核追蹤,以達管理成效。

一、 申請機構須於每季結束後,以書面提報計畫執行工作報告及經費動支明細表等相關表單一式二份,於每年1月、4月、7月、10月等10日前,函文報請計畫辦公室查核(若計畫核定後,執行未達2個月(含)者,第一次季報不需填報)。

二、 計畫變更:為維持原提計畫之核心內涵與目標效益,若申請機構於計畫執行期間之計畫執行內容與原計畫有差異時,在補助金額不變情況下,應提出計畫變更申請。

計畫變更申請原則如下:

(一) 不得變更項目:合作單位。

(二) 重大變更項目:計畫設備技術規格(若因市場因素或不可歸責廠商之故)、申請機構發生合併或分割情況、合作單位發生解散、合併或分割等情況時,得提出申請變更。

(三) 專案變更項目:學研機構計畫主持人,因留職停薪、離職、退休、調任、借調至政府機關之駐外單位任職、遭科技部停權或死亡等事由,致未能執行計畫者,得提出申請變更。(本項變更申請須於事前或事實發生後一個月內,以書面提出)

(四) 一般變更項目:申請機構在補助金額不變情況下,得申請計畫變更,其申請須於期中及結案查訪前一個月,以書面提出。

審查結果由計畫辦公室函請機關核備,始得變更。

三、 期中及結案查訪:由產發會審查委員、學者專家、機關及計畫辦公室組成計畫查訪小組,分別於計畫執行期間採預告方式進行期中及結案實地查訪計畫執行情形及稽核補助款之支用情形。(該查訪分為技術及財務兩部分),申請機構需全力配合該項查訪作業。另有特殊情況時,查訪小組可依計畫執行情形進行不定期查訪。

(一) 技術查訪:

1. 計畫執行現況與原計畫目標所列查核點執行狀況。

2. 研發工作是否在國內進行。

3. 研發人才培訓是否按計畫進行。

4. 技術合作進行情形。

5. 申請機構是否有申請變更事項,其變更是否合理。

6. 申請機構研發部門人員是否確實填寫研發記錄簿。

7. 查核經費支出與原計畫不同之項目與經費。

(二) 財務查訪:

1. 核銷方式:

(1) 申請機構應依機關核銷規定,若採原始憑證就地查核,其原始憑證得由申請機構留存,並自結案完成之日起算,至少應留存10年,以備查驗。

(2) 已達銷毀年限之原始憑證,應報經機關同意後始得銷毀。

(3) 各類憑證須按計畫項目及預算科目分類,記帳憑證時序裝訂成冊。

(4) 如經發現未確實辦理者,得依情節輕重對申請機構或地方政府酌減嗣後補助款或停止補助一至五年。

2. 為配合查訪進行,需檢附工作執行進度報告、經費動支明細表、相關會計表單及專戶存款銀行往來相關資料,供財務查訪小組實地查訪。

3. 申請機構執行計畫之各項支出憑證,經查核如發現有未依補助用途支用或虛報、浮報者,將由計畫辦公室轉請機關通知申請機構或計畫主持人限期改善,並提出書面答辯,經審查結果如認定證據確切或情節重大時,得報請召開產發會議決議刪減計畫補助金額,並由機關追回部份或全部補助款。

4. 經費編列及查核以稅前淨額計;如委託學研機構為依法免納營業稅者,其委託學研機構研究費以總額審核。

(三) 查訪結果:結果(含技術及財務部份)屬申請機構應改進項目,將由計畫辦公室函知機關後,由機關正式函文申請機構。倘經查訪小組認定成效不佳,經召開產發會議確認後,得停止撥付補助款或終止計畫;未執行部分應追回已撥付之款項。

(四) 提交成果報告:請申請機構應於其計畫完成結束一個月內編製成果報告一式六份至計畫辦公室轉請機關辦理核銷及結案,繳交期限不得逾計畫完成日起三個月。

四、 結清專戶:計畫完成結案時,申請機構應於補助款尾款撥付後,結清補助款專戶並辦理結餘數及利息數繳回機關。(註:補助款利息數應依各專戶存款銀行之存款利息,為扣稅前的毛額)。

五、 成效追蹤:申請機構應配合機關及計畫辦公室進行二至五年之成效追蹤。